Jeśli chodzi o gromadzenie i przechowywania danych, możemy śmiało stwierdzić, że na własne oczy obserwujemy rewolucję elektroniczną. Wszystkie instytucje i podmioty zobowiązane do gromadzenia i przechowywania danych, w tym placówki medyczne, przechodzą od dokumentów tradycyjnych – papierowych, do takich, które przechowuje się na twardych dyskach lub innych, coraz bardziej zaawansowanych nośnikach pamięci elektronicznej.
Wymogi formalne
Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Zdrowia od 1 sierpnia 2014 roku wszystkie podmioty lecznicze mają obowiązek wprowadzenia zmian związanych ze sposobem przechowywania, tworzenia oraz udostępniania dokumentacji medycznej. Od przeszło roku służba zdrowia powinna być więc teoretycznie w pełni zinformatyzowana. Przez ten czas skutki rewolucji informatycznej nie są już tak bardzo dolegliwe.
Zabezpieczenie dokumentacji elektronicznej
Oczywista wydaje się konieczność należytego zabezpieczenia dokumentacji medycznej, również tej, którą gromadzi się w formie elektronicznej. Za „bezpieczne” dane dotyczące pacjenta oraz jego chorób uznaje się wówczas, gdy dostęp do nich mają wyłącznie osoby do tego uprawnione, gdy zgromadzone informacje są chronione przed przypadkowym lub celowym usunięciem bądź niepożądaną modyfikacją. Ponadto konieczne jest systematyczne analizowanie zagrożeń, stosowanie jak najskuteczniejszych środków bezpieczeństwa, a także opracowywanie planów przechowywania dokumentacji przed dłuższy, prawnie określony czas.
Rozwiązanie systemowe
Polskie placówki medyczne musiały przygotować się na zmiany odnośnie archiwizacji dokumentacji, jakie nastąpiły stosunkowo niedawno. Konieczne stało się zbudowanie zaplecza technicznego, a także stworzenie systemu gromadzącego wszystkie potrzebne dane. Wymogi formalne, w tym charakter zapisywanych informacji nie uległy zmianie. Dzięki umieszczeniu całej dokumentacji w systemie teleinformatycznym, lekarz zyskuje w prosty sposób dostęp do informacji na temat stanu zdrowia pacjenta i historii jego chorób, dzięki czemu zarówno diagnozowanie, jak i leczenie staje się zdecydowanie prostsze.
Kto co i jak przechowuje?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Zdrowia dokumentację wewnętrzną zobowiązany jest przechowywać podmiot, który ją sporządził, natomiast zewnętrzną (skierowania, zlecenia) – podmiot, który zrealizował świadczenie zdrowotne. Niezależnie od tego, który z podmiotów gromadzi dokumenty w wersji elektronicznej, wymogi bezpieczeństwa, o których mowa powyżej, muszą zostać skrupulatnie spełnione. Jeśli chodzi o czas przechowywania, pomiędzy dokumentacją w formie papierowej a dokumentacją elektroniczną nie występują żadne różnice – dane należy przechowywać przez 20 lat, przy czym występuje kilka wyjątków od tej reguły. Należałoby stwierdzić, że pomimo pewnych utrudnień, elektroniczna archiwizacja danych przewyższa pod wieloma względami tę, z którą mieliśmy do czynienia do 2014 roku. Z tym stwierdzeniem trudno jest polemizować.