Jakie wymagania stawia elektroniczna archiwizacja faktur?
Dostępność coraz większej liczby usług oraz produktów w sieci nie jest w dobie XXI wieku niczym dziwnym. Ostatnie lata przyniosły również szybki rozwój rozliczeń sieciowych w postaci elektronicznych faktur. Wokół archiwizacji faktur elektronicznych krąży wiele kontrowersji, sprawa nie jest jednak wcale taka skomplikowana.
Jaka faktura jest właściwie elektroniczna?
Każdy przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury, ponieważ jest on podatnikiem VAT. Do tej czynności obliguje go ustawa o podatku od towarów i usług. Spełniając swoją powinność wystawiający fakturę, może wybrać dwie drogi, a więc skorzystać z tradycyjnej formy papierowej lub z jej elektronicznej wersji. Aby faktura elektroniczna była uznana za jedyną i obowiązującą wersję, którą później trzeba będzie zarchiwizować musi być jedyną, jaką klient lub kontrahent otrzyma w ramach rozliczenia za towar lub usługę. Jednoczesne wręczenie mu rachunku w formie papierowej, eliminuje możliwość zdefiniowania takiego rozliczenia jako faktury elektronicznej.
Możliwa jest również opcja zeskanowania przygotowanej wcześniej papierowej faktury i przesłania klientowi w formie załącznika, w wersji nieedytowalnej np. PDF. Jest ona wówczas uznawana jako elektroniczna, pod warunkiem, że jest jedyną wersją wprowadzoną do obrotu. Jej wartość pod względem prawnym jest identyczna jak w przypadku wersji papierowej.
Jak archiwizować faktury elektroniczne?
Regulacje prawne, które definiują sposób archiwizowania i późniejszego przechowywania elektronicznych faktur są jasno określone. W opinii Naczelnego Sądu Administracyjnego tego typu e – dokumenty mogą być archiwizowane zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Każdy podatnik zgodnie z artykułem 112 ustawy o VAT ma obowiązek przechowywać faktury do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z ustawą okres ten wynosi 5 lat i liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatkowej.
Z kolei artykuł 112a tejże ustawy mówi o tym, że podatnicy są zobligowani do przechowywania wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu faktur, w tym ich duplikatów oraz otrzymanych faktur, zgodnie z kilkoma zasadami. Przede wszystkim muszą być one posegregowane ze względu na okresy rozliczeniowe, tak aby można było je łatwo i szybko odnaleźć. Po drugie należy spełnić warunek odnoszący się do autentyczności ich pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jak zabezpieczyć archiwizację faktur elektronicznych?
Pierwszym podstawowym sposobem zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści archiwizowanej faktury elektronicznej są kontrolę biznesowe, wykorzystujące wiarygodną ścieżkę audytowania kolejnych kroków między fakturą, a sprzedawanymi produktami lub usługami. W celu zwiększenia bezpieczeństwa można posłużyć się narzędziami takimi jak bezpieczny podpis elektroniczny lub skorzystać z elektronicznej wymiany danych.