W każdej firmie są dokumenty, które zawierają dane osobowe. Jeśli mamy archiwum, zapewne w nim przechowujemy piki. Czasami okazuje się, że jest ich dużo, a część z nich może być zniszczona, gdyż minął czas obowiązkowego ich składowania. Co robić w takiej sytuacji? Jeśli dokumentów jest mało, możemy niszczyć je sami, ale jeśli ważą kilka ton, zamówmy usługę masowego niszczenie dokumentów.

Jakie pliki można zniszczyć? Czym jest masowe niszczenie dokumentów

Tworzone w każdej firmie dokumenty trzeba zanalizować pod kątem konieczności ich archiwizowania. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, a opatrzone nią druki są przekazywane do właściwego archiwum na wieczyste przechowywanie. Oznacza to, że nigdy nie można ich wyrzucić. Symbolem „B” zaś oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej. Są to dokumenty, które trzeba przechowywać przez pewien czas. Przy literze B zawsze zapisuje się cyfrę arabską, która informuje o liczbie lat zarchiwizowania dokumentu. Kiedy ten czas minie, dokumenty, za zgodą archiwum państwowego, można zniszczyć. Jeśli dokumentów jest dużo, zamówmy usługę masowego niszczenia dokumentów.

Kiedy zamawia się usługę masowego niszczenia dokumentów?

Coraz więcej firm decyduje się na zmianę siedziby na bardziej prestiżową lokalizację, często w centrum miasta. Wynajem takich lokali jest drogi, więc szkoda płacić za przestrzeń, którą przeznaczymy na archiwum. Jeśli jest to konieczne, możemy zlecić archiwizację firmie zewnętrznej.

Podczas przeprowadzki do nowego biura może się jednak okazać, że wiele dokumentów archiwizowanych jest niepotrzebnie, gdyż ich okres przechowywania dawno minął, co oznacza, że można je bezpiecznie zniszczyć. W takiej sytuacji można zamówić usługę masowego niszczenia dokumentów, gdzie dokumenty do zniszczenia są przekazywane na paletach.

Na czym polega masowe niszczenie dokumentów?

Przekazywanie dokumentów do zniszczenia na paletach nie oznacza, że dokumenty mogą wpaść w niepowołane ręce. Firmy, które oferują usługę masowego niszczenia dokumentów zatrudniają wykwalifikowanych pracowników, którzy pomogą w przygotowaniu dokumentacji do transportu zabezpieczonymi pojazdami w taki sposób, aby zachowana została pełna integralność informacji.

Pliki są przewożone na paletach, a w siedzibie firmy są utylizowane w profesjonalnej instalacji niszczącej. Taka forma niszczenia dokumentów jest dobrym rozwiązaniem, gdyż pozwala zredukować koszty administracyjne i zwolnić kosztowne miejsce archiwizowania.

Obowiązek dbałości o dokumenty spoczywa na właścicielu firmy. Jeśli w firmie mamy archiwum, zróbmy w nim porządek i zniszczymy dokumenty, które nie są nam potrzebne i których nie musimy archiwizować. By ułatwić ten proces, zamówmy usługę masowego niszczenia dokumentów.