Nie bez powodu powszechnie uważa się, że w dzisiejszych czasach najbardziej wartościowym kapitałem jest informacja. W tym szerokim pojęciu mieszczą się z pewnością również dane firmowe. Skoro są tak cenne, nie można zarządzać nimi w sposób dowolny i nieograniczony. Świadczy o tym choćby fakt, że firmy zobowiązane są przez prawo do niszczenia danych, kiedy okres ich użytkowania dobiegnie końca.
Dane odpowiednio zabezpieczone
Podczas całego okresu użytkowania danych elektronicznych firmy zobowiązane są do ich solidnego zabezpieczenia. Wyciek tzw. wrażliwych informacji może bowiem wiązać się z nieprzyjemnymi konsekwencjami natury prawnej. Informacje dotyczące adresu zamieszkania, numeru telefonu, numeru konta itd. osoby związanej z danym przedsiębiorstwem umową są udostępniane tylko i wyłącznie konkretnemu przedsiębiorstwu, które zobowiązuje się do ochrony posiadanych przez siebie informacji. Kiedy umowa wygasa, a firma przestaje funkcjonować, dane należy bezpowrotnie zniszczyć.
Korzystanie z usług firm zewnętrznych
Na rynku funkcjonuje coraz więcej podmiotów gospodarczych w sposób profesjonalny zajmujących się niszczeniem wrażliwych danych osobowych. Z ich usług mogą korzystać na przykład duże banki czy korporacje o innym charakterze. Takie rozwiązanie ma jednak swoje zalety i wady. Z pewnością skorzystanie z niego zdejmuje np. bankowi problem skutecznego kasowania danych z głowy, jednak z drugiej strony dostęp osób z zewnątrz do wrażliwych informacji może prowadzić do nadużyć. Przed skorzystaniem z usług konkretnej firmy z pewnością warto bardzo dokładnie i wnikliwie sprawdzić, z kim ma się do czynienia.
Wykorzystywanie skutecznych i bezpiecznych narzędzi
Dane firmowe możemy niszczyć samodzielnie. Warto jednak mieć świadomość, że całą sprawę trzeba „ugryźć” metodycznie, ponieważ informacje, o których mowa to w zdecydowanej większości ogromne ilości plików. Ich „ręczne” usuwanie może więc okazać się syzyfową pracą. Dobrze jest również wiedzieć, że nieumiejętne podejście do sprawy może sprawić, że usunięte dane z łatwością da się odzyskać i wykorzystać niezgodnie z ich przeznaczeniem, a nawet z prawem. Z tą kwestią trzeba więc uporać się definitywnie i skutecznie. W podobnych przypadkach wskazane jest zastosowanie bezpiecznego oprogramowania, dzięki któremu nie będzie konieczne zatrudnianie zewnętrznej firmy. Angażowanie osób trzecich zawsze niesie ze sobą pewne ryzyko, czasami nawet całkiem spore. Tego rodzaju narzędzia dają możliwość „wyczyszczenia” każdego nośnika w taki sposób, że ponowne odzyskanie zapisanych na nim danych staje się kompletnie niemożliwe. Ma się przy tym pewność, że ani na chwilę nie straciło się cennych informacji z oczu, co jest przecież niezwykle ważne, bo jak wiadomo strzeżonego Pan Bóg strzeże. Firmy zajmujące się sprzedażą tego rodzaju oprogramowania warto jednak zawczasu dokładnie „prześwietlić”, by uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. W tak wrażliwych kwestiach lepiej przecież dmuchać na zimne, ponieważ popełnienie błędu może pociągnąć za sobą wyjątkowo nieprzyjemne konsekwencje.