Niszczenie dokumentów niejawnych
Każdy kto prowadzi własne przedsiębiorstwo wie, jak ważna jest ochrona dokumentów firmy. Po upływie odpowiedniego okresu przechowywania dokumentów niejawnych przekazane są one do zniszczenia. Nikt jednak nie chce, aby jego poufne dane wpadły w niepowołane ręce. Należy więc pamiętać, że ich niewłaściwe zniszczenie może pociągnąć za sobą negatywne konsekwencje prawne i ekonomiczne. Dokumenty z różnymi danymi, wyciągi bankowe oraz faktury należy bowiem zniszczyć w skuteczny sposób tak, aby nikt nie mógł ich później wykorzystać.
Jakie są konsekwencje niewłaściwego niszczenia dokumentów?
Szczególnie zadbać o to powinna firma posiadająca dokumenty z danymi osobowymi, ponieważ konsekwencje niedopełnienia właściwych obowiązków ochrony danych reguluje Art. 51 Ustawy o Ochronie Danych Osobowych: „Kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych, udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.” Ustawa ta dotyczy również działalności organizacji państwowych oraz samorządu terytorialnego.
Jak firma może niszczyć dokumenty niejawne?
Niszczenie dokumentów niejawnych prywatne przedsiębiorstwa i instytucje mogą przeprowadzić we własnym zakresie. Nie potrzebują one bowiem na to zgody archiwum państwowego. Istnieje również możliwość skorzystania z usługi firmy, która specjalizuje się w profesjonalnym usuwaniu różnego rodzaju dokumentów (przykładowy opis usługi niszczenia dokumentów). Nakazane natomiast jest systematyczne niszczenie dokumentacji firmy, najlepiej w pierwszym kwartale każdego roku kalendarzowego.
Jak niszczyć dokumenty niejawne wewnątrz firmy?
Przedsiębiorstwo, które nie zdecyduje się na korzystanie z usług firm zajmujących się usuwaniem dokumentów. Może zrobić to we własnym zakresie za pomocą niszczarki. Należy jednak wiedzieć jak niszczyć dokumenty niejawne, aby pod żadnym pozorem nie dostały się w niepowołane ręce.
Niszczarki tną dokumenty w na dwa sposoby. Wyróżniamy system paskowy i paskowo-odcinkowy. Tajność dokumentów ustala się według europejskiej normy DIN 32757. Wyróżnia ona pięć stopni tajności. Im jest on wyższy, tym wymaga zachowania większego bezpieczeństwa dotyczącego niszczenia dokumentów. Od 1 do 3 stopnia tajności stosowane jest cięcie paskowe, natomiast w przypadku dwóch ostatnich wykorzystuje się cięcie paskowo-odcinkowe.
- Pierwszy stopień tajności – szerokość ciętego paska to 12 mm, obejmuje on korespondencje oraz materiały ogólne firmy.
- Drugi stopień tajności – szerokość ciętego paska maksymalnie do 6 mm, obejmuje materiały wewnętrzne i korespondencje wewnątrzfirmową.
- Trzeci stopień tajności – szerokość ciętego paska do 2 mm, natomiast wymiar ścinki to maksymalnie 4 x 80 mm, obejmuje materiały poufne firmy
- Czwarty stopień tajności – wymiar ścinki ma mieć nie więcej niż 2 x 15 mm, obejmuje materiały tajne firmy
- Piąty stopień tajności – wymiar ścinki maksymalnie do 0,8 x 13 mm, obejmuje materiały firmy ściśle tajne.