Archiwizacja dokumentów sprawdza się podczas kontroli, lecz pomaga także w wypełnianiu codziennych obowiązków. Pracownicy nie muszą bowiem tracić czasu na przerzucanie stosu kartek, by odnaleźć potrzebną umowę czy sprawozdanie. Zobacz, co zrobić, by zachować porządek w firmowej dokumentacji.
Uciążliwy wymóg
Archiwizacja dokumentów to obowiązek prawny każdego przedsiębiorcy. Właściciel firmy powinien przechowywać wszystkie dokumenty w bezpiecznym miejscu, chroniąc je zarówno przed wyciekiem danych, jak i czynnikami mogącymi doprowadzić do zniszczenie papieru tj. wilgoć. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, zapewne zdajesz sobie sprawę z tego, że czas archiwizowania danych zależy od rodzaju dokumentacji. I tak w przypadku dokumentów księgowych, do których zaliczamy m.in. sprawozdania finansowe, dowody księgowe i księgi podatkowe okres przechowywania wynosi 5 lat. Nieco bardziej skomplikowana sytuacja dotyczy dokumentacji ZUS, którą należy archiwizować od pięciu do dziesięciu lat. Skąd ta rozbieżność? Okres przechowywania wszystkich dokumentów ZUS wystawionych po 1 stycznia 2012 wynosi 5 lat, natomiast dla materiałów stworzonych wcześniej jest on dwukrotnie dłuższy. Największym wyzwaniem jest jednak archiwizowanie dokumentacji pracowniczej, której nie wolno pozbywać się przed upływem pięćdziesięciu lat. Tak długie terminy sprawiają, że z biegiem czasu firmowe archiwum zaczyna pękać w szwach i szybkie znalezienie potrzebnych umów lub archiwalnych list płac zaczyna graniczyć z cudem. Jedynym rozwiązaniem jest stworzenie efektywnego systemu przechowywania dokumentów i udzielenie do niego dostępu zaufanym pracownikom.
Archiwizacja dokumentów w praktyce
Zanim rozpoczniesz porządkowanie dokumentacji, podziel ją na części, odpowiadające poszczególnym okresom przechowywania danych. Na jednej stercie powinny się więc znaleźć dokumenty księgowe, na innej materiały dla ZUS, a w kolejnym miejscu – dokumentacja pracownicza. Wszystkie kartki z poszczególnych stosów umieść w koszulkach i wepnij do segregatorów, których grzbiety dokładnie opisz. Nie zapomnij o dopisaniu na każdym z nich przedziału czasowego, z którego pochodzą dokumenty. Wszystkie paragony oraz kartki z niewyraźnym nadrukiem dodatkowo zeskanuj lub przenieś na pendrive’a, którego możesz dołączyć do dokumentacji. Na końcu pamiętaj o tym, by segregatory z materiałami archiwalnymi, do których rzadko zaglądasz, umieścić w dokładnie opisanych kartonach.
Archiwizacja dokumentów nie jest trudnym zadaniem, wymaga jednak konsekwencji w ich opisywaniu i zachowywaniu porządku. Utrzymanie ładu pozwoli ci jednak nie tylko wypełnić prawny obowiązek, ale również zapewni ci spokój podczas kontroli.