W pewnych okolicznościach zamiast wystawiania pełnej faktury, sprzedawca może wydać tzw. fakturę uproszczoną. Kiedy i w jakim wypadku można wydać tego typu dokument? Na czym polega różnica pomiędzy fakturą zwykłą a uproszczoną?
Czym jest faktura uproszczona?
Istnieją sytuacje w których sprzedaż produktu lub usługi nie wymaga wystawienia tzw. pełnej faktury. Jeżeli należność, przedstawiona na dokumencie, wynosi nie więcej niż 450 zł lub 100 euro (dla faktur w obcej walucie) – dopuszczalne jest wystawienie faktury uproszczonej. W dużym skrócie – ten typ dokumentu ma podobną formę, ale mniej danych niż pełna faktura, wystawiana przez sprzedawcę. Należy jednak wiedzieć kto i w jakich okolicznościach ma prawo do wystawienia tego typu dokumentu.
Dane na fakturze uproszczonej
Podstawowa różnica pomiędzy fakturą pełną a uproszczoną opiera się braku niektórych danych. Zgodnie z wymaganiami aktualnego prawa podatkowego faktura uproszczona musi zawierać następujące elementy:
- data wystawienia faktury,
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
- nazwa towaru lub usługi,
- numer, jednoznacznie identyfikujący dokument (powinien być nadawany w ramach serii),
- numer indentyfikacyjny (NIP) sprzedawcy i nabywcy towaru lub usługi,
- kwoty upustów, obniżek i rabatów,
- ogólna kwota należności.
Pozostałe elementy, umieszczane standardowo na pełnej fakturze nie są w tym wypadku wymagane. Wskażmy je: dane osobowe (imię, nazwisko, adres) lub nazwa nabywcy, miary towarów, ceny jednostkowe, suma sprzedaży netto, kwoty podatku. Dodatkowo, faktura uproszczona musi zawierać istotne adnotacje np.: informację o odwrotnym obciążeniu lub szczególnych przypadkach sprzedaży. W przypadku korzystania z programu do fakturowania wystarczą zazwyczaj drobne zmiany w podstawowym schemacie dokumentu.
Kiedy nie można wystawić tego typu faktury?
Wybór uproszczonej formy faktury jest dobrowolny, niemniej istnieją sytuacje, w których prawo podatkowe nie zezwala na jej zastosowanie. Wystawienie tego typu dokumentu nie jest możliwe przy:
- wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów,
- sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,
- sprzedaży dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej,
- dostawie towaru i świadczeniu usług dla podmiotów z państw członkowskich (poza Polską), gdy obowiązek zapłaty podatku spoczywa na nabywcy.
O czym jeszcze należy pamiętać?
Forma faktury uproszczonej nie różni się znacząco od schematu faktur pełnych, które wystawialiśmy do tej pory. Jeżeli korzystamy z programu do fakturowania, możemy wykorzystać gotowy szablon lub – zależnie od typu używanego programu – ograniczyć ilość wpisywanych danych. Faktura uproszczona może być wystawiana przed przedsiębiorcę o dowolnym statusie (wielkość firmy nie ma znaczenia). Jedyną przeszkodą w wyborze tego typu dokumentu są – wyżej wymienione – typy transakcji, które wymagają bezwzględnie wystawienia pełnej faktury sprzedażowej.